Raspunsul specialistului:
Reglementari privind arhivarea documentelor se regasesc in Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale, republicata. De asemenea, prin Legea nr. 135/2007 republicata este reglementata arhivarea documentelor in forma electronica.
In arhiva angajatorul pastreaza documentele (in original) de resurse umane/salarizare etc, create de-a lungul timpului, documente in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile salariatilor.
In opinia noastra, daca originalul documentului este pe suport de hartie, atunci acesta se arhiveaza in aceasta forma, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996. Faptul ca documentele originale pe suport de hartie se scaneaza si se pastraza intr-o arhiva sub aceasta forma consideram ca reprezinta doar un mod mai facil de accesare al acestora insa ele nu sunt originale, ci doar copii scanate ale unor documente pe suport de hartie.
Portal Codul Muncii
Ghidul angajatului Codul muncii in interesul tau
Ghid practic de Securitate si Sanatate in Munca
Apreciem ca aceste documente trebuie arhivate si pastrate fizic, in original, chiar daca ele sunt scanate si pastrate si sub aceasta forma de angajator.
Daca originalul documentului este in forma electronica (document electronic semnat cu semnatura electronica) atunci acesta se arhiveaza in forma electronica, cu respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007.
Astfel, in Legea nr. 135/2007 se prevede ca primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte:
a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare semnatura electronica;
b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;
c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) transmiterea informatiilor prevazute la art. 8 alin. (2) din Legea nr. 135/2007.
Arhivele electronice sunt gestionate de administratori de arhive electronice - persoane fizice sau juridice acreditate de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu sa administreze sistemul electronic de arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice.
Raspuns oferit de Adina Popescu, consilier juridic, pentru PortalCodulMuncii.ro
