Ce etape urmam pentru reconstituire state de plata?

Raspunsul specialistului:

Cu privire la statele de plata, art. 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991 republicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 454 din 18/06/2008 stabileste ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 (societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi, si contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii) timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani. Conform alin. (2) al aceluiasi articol, prin exceptie se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului economiei si finantelor, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani.

Ca atare, termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Potrivit art. 26 din legea contabilitatii,  in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementarilor emise in acest sens, in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

Art. 41 pct. 2 lit. c) din acelasi act normativ prevede ca nerespectarea reglementarilor legale cu privire la intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea lor, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse constituie contraventie, daca nu este savarsita in astfel de conditii incat, potrivit legii, sa fie considerata infractiune, si se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 4.000 lei.

Asadar, pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente. Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.634/2015, stabilesc masurile care trebuie luate in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor justificative ori contabile.
Potrivit acestor reglementari, orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii (administratorului entitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective) situatia constatata.

Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii

Vezi AICI detalii

Portal Codul Muncii

Vezi AICI detalii

Medicina muncii un aliat al angajatorului

Vezi AICI detalii

In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:
- datele de identificare a documentelor disparute;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.
Procesul-verbal se semneaza de catre:
- conducatorul entitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- persoana responsabila cu pastrarea documentelor;
- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.
Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Ori de cate ori disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire".
Dosarul de reconstituire trebuie sa contina elementele care au legatura cu constatarea si reconstituirea documentelor disparute, si anume:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;
- o copie a documentelor reconstituite.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. In acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform acestor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.
Procedura de reconstituire in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal, in dosarul de reconstituire.
Fata de aceste aspecte, apreciem ca este necesara respectarea dispozitiilor legale mentionate si demararea procesului de reconstituire a documentelor pierdute, societatea putand fi sanctionata pentru neindeplinirea obligatiilor legale.

Distinct de aceste aspecte, avand in vedere ca in perioada la care faceti referire erau in vigoare dispozitiile Decretului-Lege 92/1976 privind carnetul de munca, apreciem ca acest document trebuia sa fie completat de catre angajator cu toate informatiile solicitate de lege. Astfel, potrivit art. 11 alin.(2) din acest act normativ, actele pe baza carora se fac inscrieri in carnet, privind activitatea desfasurata, vor cuprinde: denumirea unitatii si perioada in care s-a lucrat, cu indicarea datei de incepere si de incetare a raportului de munca, precum si precizarea modului de incadrare - pe durata nedeterminata sau determinata, prin transfer in interesul serviciului sau la cerere -, in toate cazurile cu mentionarea temeiurilor legale pe baza carora a avut loc incadrarea, modificarea sau incetarea contractului de munca; de asemenea, in acte se vor mentiona si functia, meseria sau specialitatea exercitata, retributia tarifara de incadrare, precum si alte drepturi ce se includ in aceasta si, dupa caz, locurile de munca cu conditii deosebite care dau dreptul la incadrarea in grupele 1 si 2 de munca la pensie.

Prin urmare, pentru respectiva perioada activitatea desfasurata si drepturile salariale se pot dovedi cu carnetul de munca. Insa, in situatia in care titularul era indreptatit si la alte drepturi salariale care nu sunt inscrise in carnetul de munca, angajatorul are obligatia sa faca dovada acordarii acestor drepturi, pe baza documentelor justificative, state de salarii sau alte documente contabile, sens in care revenim la necesitarea reconstituirii documentelor pierdute.  

Raspuns oferit de PortalInstitutiiPublice.ro!