In ceea ce priveste incredintarea sarcinii de completare si transmitere a registrului de evidenta a salariatilor, H.G. nr. 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor prevede:
– completarea si transmiterea registrului se fac de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator;
– angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare.
Asadar, angajatorul are doua posibilitati:
a) fie numeste o persoana sau mai multe prin decizie scrisa;
b) fie incheie un contract de prestari de servicii cu un prestator de servicii inregistrat la inspectoratul teritorial de munca.
Institutiile si autoritatile publice nu pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca.
In cazul acestor angajatori, completarea si transmiterea registrului se realizeaza de persoanele care au prevazuta aceasta atributie in fisa postului.
a) Nominalizarea scrisa
Decizia privind nominalizarea nu se depune la inspectoratul de munca, se va pastra la angajator si va fi prezentata inspectorilor de munca in cazul unui control. Nominalizarea scrisa:
– se va face pentru una sau mai multe persoane care prezinta suficiente garantii in ceea ce priveste masurile de securitate tehnica si organizatorice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal;
- persoanele nominalizate au in fisa postului atributia de a intocmi, a completa si a transmite registrul general de evidenta a salariatilor;
– va cuprinde obligatia respectarii de catre aceste persoane a obligatiei de a actiona doar in baza
instructiunilor primite de la angajator;
– va cuprinde obligatia de a aplica masurile tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, in special daca prelucrarea respectiva comporta transmisii de date in cadrul unei retele, precum si impotriva oricarei forme de prelucrare ilegala.
In Caietul practic de completare in ReviSal sunt solutionate atat probleme foarte relevante pentru contextul actual, cat si probleme care nu au neaparat legatura cu perioada post-pandemie, dar care nu sunt mai putin importante. Daca nu sunt gestionate corect, ele devin contraventii si va aduc imediat in vizorul ITM. DETALII AICI >>>
Important!
Decizia de nominalizare a angajatului ori angajatilor care completeaza si transmit registrul general de evidenta a salariatilor nu se depune la inspectoratul teritorial de munca competent, ci se pastreaza la sediul principal sau, dupa caz, la sediul secundar al angajatorului ce are competenta de a completa si a transmite REVISAL, urmand a fi prezentata inspectorilor de munca in cazul unui control.
Emiterea acestei decizii nu il exonereaza pe angajator de obligatiile stabilite prin H.G. nr. 905/2017.
Raspunderea angajatului nominalizat pentru completarea necorespunzatoare sau, dupa caz, pentru necompletarea registrului general de evidenta a salariatilor nu are natura juridica administrativa, acesta neputand fi sanctionat contraventional de catre inspectorii de munca. Raspunderea acestui angajat se circumscrie exclusiv sferei dreptului muncii, in speta raspunderii disciplinare si, dupa caz, raspunderii patrimoniale.
b) Incheierea contractelor de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratul territorial de munca
In vederea inregistrarii prestatorilor de servicii la inspectoratele teritoriale de munca, angajatorii au obligatia de a informa in scris inspectoratele teritoriale de munca despre incheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului.
Informarea inspectoratului teritorial de munca se va efectua in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari de servicii.
Informarea va consta intr-o adresa intocmita de angajator, care va cuprinde:
– denumirea prestatorului de servicii;
– certificatul de inregistrare al prestatorului, eliberat de registrul comertului sau dovada inregistrarii fiscale la organele competente;
– data de la care s-a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului.
Contractele incheiate cu prestatorii de servicii vor cuprinde:
– interdictia subcontractarii serviciilor de completare si transmitere a registrului incredintate de angajator;
- data intrarii in vigoare si a incetarii contractului;
– obligatia prestatorului de a actiona doar in baza instructiunilor primite de la angajator/beneficiar;
– obligatia prestatorului de a aplica masurile tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, in special daca prelucrarea respectiva comporta transmisii de date in cadrul unei retele, precum si impotriva oricarei forme de prelucrare ilegala;
– obligatia prestatorului de a utiliza pentru completarea si transmiterea registrului doar persoane care prezinta suficiente garantii in ceea ce priveste masurile de securitate tehnica si organizatorice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.
Contractarea serviciului de intocmire, completare si transmitere a datelor in registrul privat nu exonereaza angajatorul de obligatiile legale.
Atentie!
Angajatorii persoane fizice sau persoane juridice de drept privat au obligatia de a notifica, in scris, inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au sediul/domiciliul despre incheierea contractelor de prestarii servicii, precum si datele de identificare ale prestatorului, in termen de 3 zile ucratoare de la data incheierii contractului de prestari de servicii.
De retinut!
In cazul unui contract incheiat de angajator cu un prestator de servicii specializat sunt aplicabile urmatoarele reguli speciale:
– Contractul de prestari servicii poate fi incheiat de catre angajator numai cu un prestator de servicii inregistrat la inspectoratul teritorial de munca.
– Contractul de prestari servicii trebuie incheiat obligatoriu in forma scrisa (ad validitatem).
– Prestatorul de servicii specializat nu poate subcontracta catre un tert serviciul de completare si transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor, incredintat de catre angajator in baza contractului de prestari servicii incheiat.
Aceasta interdictie este prevazuta de lege si trebuie mentionata numai cu titlu informativ in contractul de prestari servicii care se incheie in vederea completarii si transmiterii registrului general de evidenta a salariatilor.
– Incheierea contractului de prestari servicii cu un prestator specializat nu il exonereaza pe angajator de obligatiile privind completarea si transmiterea ReviSal.
– Raspunderea prestatorului specializat este doar de natura contractuala, acesta neputand fi sanctionat administrativ de Inspectia muncii pentru necompletarea sau completarea necorespunzatoare a registrului general de evidenta a salariatilor.
– Prestatorul specializat care opereaza efectiv in ReviSal are obligatia sa prelucreze datele personale ale salariatilor cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, modificata si completata.
– Prestatorul specializat nu are calitatea de operator de date cu caracter personal, ci numai de persoana imputernicita in sensul dispozitiilor Legii nr. 677/2001, care prelucreaza datele cu caracter personal pe seama operatorului. In aceste conditii, prestatorul specializat nu are obligatia de a se inregistra la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal in calitate de operator de date cu caracter personal.
– Angajatorul are obligatia de a informa in scris inspectoratul teritorial de munca de care apartine in legatura cu incheierea contractului de prestari servicii avand ca obiect completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari servicii.
In cazul incetarii contractului de prestari servicii avand ca obiect completarea si transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor de catre un prestator specializat, angajatorul este obligat sa informeze in scris inspectoratul teritorial de munca de care apartine in legatura cu acest aspect, cel mai tarziu la data incetarii sau rezilierii contractului. Inspectoratul de munca va trebui sa elibereze angajatorului in acest caz o noua parola in vederea transmiterii on-line a REVISAL. Aceasta modificare de parola se impune in temeiul Ordinului Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal, act normative ce stabileste obligatia identificarii utilizatorului care actioneaza sub autoritatea operatorului, prin intermediul unui cod individual de identificare. Este interzisa folosirea de catre mai multi utilizatori a aceluiasi cod de identificare.
