Fiind insa un instrument dinamic si care ar trebui sa reflecte cat mai bine complexitatea si modul de operare a fiecarui business, s-a ajuns la existenta mai multor tipuri de organigrame. Tipul de organigrama cel mai des intalnit, despre care se vorbeste generic, este organigrama administrativa sau ierarhica.
In functie de factorii importanti pentru o companie, care pot include lucrul pe proiecte, lucrul in echipa, liniile de produse sau servicii, zonele geografice, rolurile in organizatie si alti factori specifici fiecarui business, pot aparea diverse tipuri de organigrame, care sa structureze organizarea oamenilor in asa fel incat sa faciliteze lucrul si comunicarea in functie de aspectele relevante pentru fiecare companie.
In continuare, trecem in revista pe scurt tipul principal, clasic, de organigrama – cea ierarhica sau administrativa.
Aceasta organigrama ne ofera o reprezentare vizuala a structurii unei companii, indicandu-ne clar relatiile dintre oamenii din cadrul acesteia. Dintr-o perspectiva administrativa, organigrama va ilustra grafic conceptul cunoscut sub numele de “lant de comanda”, aratand fluxurile de autoritate, responsabilitate si comunicare. Avem, cu ajutorul acesteia, o imagine de moment a posturilor ocupate in cadrul organizatiilor si a raporturilor ierarhice dintre acestea.
Organigramele se dovedesc a fi de o mare importanta atat pentru organizarea si comunicarea interna, cat si pentru planurile de afaceri sau cererile de finantare. Acestea functioneaza ca un manual al companiei si sunt, de asemenea, un document de birou crucial.
De ce este important sa avem o organigrama in cadrul companiei?
Motivul principal al pregatirii si distribuirii organigramei este de a face pe toata lumea din companie sau organizatie sa constientizeze lantul de comanda si ierarhia companiei.
Instruire si testare SSM 5 modele de teste si instructiuni proprii SSM
Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii
Hartuirea si discriminarea la locul de munca Legislatie explicata si studii de caz
Consultand organigrama, un angajat intelege rapid cine este seful ierarhic, cine pe cine evalueaza din punct de vedere al managementului performantei, sau cine aproba concediile si celelalte documente legale, de exemplu.
Organigrama ramane inainte de orice un instrument de comunicare, ce faciliteaza intelegerea raporturilor existente in cadrul companiei. Iata cateva dintre rolurile sale:
- Angajatii au o reprezentare clara, ierarhica, a structurii organizationale.
Stiu cui trebuie sa raporteze si cui sa se adreseze in cazul oricarei probleme sau in timp ce cauta un raspuns. Din acest punct de vedere, rolul organigramei este cu atat mai important cu cat compania este mai mare, cu mai multe departamente.
O persoana dintr-un departament va regasi cu usurinta numele si titlul angajatilor dintr-un alt sector. O va putea contacta rapid, pentru a rezolva problemele aparute.
- Organigrama digitala este un tool de baza in cadrul procesului de onboarding.
Noii angajati s-ar putea confrunta cu dificultati in gasirea persoanelor relevante din propriul departament sau din restul companiei, ceea ce poate provoca tensiuni si un inceput de colaborare mai abrupt cu noul angajat, mai ales in conditiile actuale de lucru de la distanta. Organigrama ii ajuta sa se conecteze cu usurinta cu ceilalti colegi.
Ca atare, detinerea unui software pentru crearea de organigrame sau mai pe scurt un software de organigrama te va ajuta sa creezi si editezi organigrame in format digital, in mod dinamic, din diverse perspective si in multiple variante sau scenarii. Acest fapt este cu atat mai important in contextul actual, in care multi dintre angajati (sau chiar toti) lucreaza de acasa, si se formeaza mai greu acele prime legaturi, formale sau informale, intre acestia.
- Un rol important in managementul organizational, in planificarea si gestionarea fortei de munca. Crearea unei organigrame ajuta managerii sa vizualizeze volumul de munca al angajatilor. Pot, in acest fel, sa estimeze necesarul de pozitii noi si de noi angajati. Tot cu ajutorul organigramei, managementul poate sa gaseasca modalitati mai bune de alocare a resurselor.
Tot organigrama poate scoate in evidenta pozitiile ce necesita noi capabilitati si know-how, inexistente pana atunci in companie. Din acest punct de vedere, organigrama are un rol important in strategia de recrutare si bugetare a organizatiei si in general in planning-ul de resurse umane.
Cum faci din organigrama un instrument cu adevarat util organizatiei tale
Utilitatea organigramei nu poate fi negata, insa aceasta iti poate dovedi limitele atunci cand nu utilizezi o varianta potrivita. Intretinerea si actualizarea sa poate sa fie o mare problema, de exemplu.
Cu fise ale postului care se schimba, angajati care vin si pleaca, departamente noi sau care adauga noi functionalitati... totul poate deveni o corvada pentru cel care se ocupa de acest aspect, care poate lasa lucrurile asa cum sunt. Organigrama va ramane o simpla schema, reflectand situatia organizatiei dintr-un anumit moment.
Poti opta insa pentru un software de organigrama gandit pentru a preveni o astfel de situatie. Alegand un software de organigrama cu anumite trasaturi, obtii diverse beneficii pentru compania ta, asa cum sunt:
- Posibilitatea vizualizarii grafice si a utilizarii organigramei actualizate a companiei din mai multe perspective. Poti avea, de exemplu, posibilitatea crearii a doua organigrame simultan, care reflecta aspecte diferite. Respectiv o organigrama administrativa, ierarhica (care arata angajatilor cine le va aproba cererea de concediu sau marirea de salariu, de exemplu) si una matriciala – de unde vezi cine e seful echipei in care lucrezi sau colegii aferenti per proiectul respectiv. O alta varianta este conceperea unei organigrame distincte pe fiecare departament.
- O trasatura utila este posibilitatea crearii unor drafturi de Organigrama. Se pot pastra in acest fel o serie de versiuni de test, care ajuta la intocmirea strategiei sau la planificarea resurselor. Managerii pot simula mai multe variante, cu angajati mai multi sau mai putini pentru o anumita pozitie, diverse calificari si functii. Vor avea, in acest fel, o imagine a implicatiilor financiare si de timp a diverselor proiecte, cu beneficii majore pe partea de planificare strategica.
- Deosebit de utila este alegerea unui software de organigrama cu o grafica prietenoasa, care poate fi usor de implementat pentru departamentul responsabil si de inteles pentru fiecare angajat in parte. Vorbim despre un instrument vizual, asa ca posibilitatea de a intelege clar si rapid structurile ierarhice si functiile fiecarei persoane si departament este esentiala. Importanta este si posibilitatea de a face modificari cu usurinta, fara ca afisarea celorlalte informatii sa aiba de suferit.
Daca realizarea si intretinerea organigramei ca aspecte esentiale ale activitatii de HR va mananca prea mult timp si considerati trecerea la un software de organigrama pentru a o putea gestiona digital intr-un mod mai relevant, acordati atentie instrumentelor considerate, astfel incat sa fie:
- suficient de flexibile ca sa sufere modificari frecvente si pe diversi parametri
- prietenoase din punct de vedere vizual, pentru ca oricine sa inteleaga organigrama cu usurinta.
Rolul instrumentului „organigrama” in managementul organizatiei si configurarea unui software HR
Complementar cu aspectele descrise mai sus, in contextul utilizarii unui software HR, organigrama mai are si o alta fateta operationala.
O companie care doreste sa utilizeze un software HR va trebui sa puna pe masa niste reguli clare pentru setarea automata a diverselor fluxurilor ce au loc in cadrul proceselor de resurse umane, cum ar fi fluxurile de aprobari, de comunicare sau drepturile de acces la diverse informatii confidentiale.
Instrumentul organigrama inclus intr-un software de resurse umane in cloud cum este Sincron HR are o valoare data de reprezentarea grafica pe care o poate furniza, dar mai mult decat atat, contributia lui majora este data de versatilitatea managementului fluxurilor in cadrul proceselor de HR gestionate cu acest software HR, bazata pe aspecte logice.
In concluzie, o asemenea aplicatie de creare si editare organigrama, inclusa intr-un software de managementul organizatiei, joaca rolul unui semafor care va dirija toate fluxurile de resurse umane ce se doresc a fi automatizate, in functie de regulile stabilite de catre fiecare companie.
La modul general insa, orice organigrama ramane importanta pentru facilitarea planificarii si a definirii structurii organizationale, a claritatii comunicarii si a exprimarii culturii si stilului companiei.
