Da, un soft HR poate juca un rol foarte important pentru integrarea cu succes a noilor angajati. Acesta va putea oferi o directie noului angajat, eliberand timp pretios echipei HR, responsabila de partea administrativa a acestui proces.
Ce se intampla insa in perioada de pre-onboarding? Vorbim aici despre perioada scursa intre momentul in care viitorul angajat a acceptat oferta si ziua in care incepe, efectiv, lucrul. In tot acest timp, echipa HR va solicita o serie de documente si va trebui sa parcurga, alaturi de candidat, o serie de pasi pentru ca lucrurile sa se desfasoare corect.
In prima zi de lucru, angajatul va avea contractul semnat, vizita medicala necesara angajarii efectuata si instructajul de protectia muncii parcurs.
Lucrurile vor decurge mult mai simplu pentru ambele parti atunci cand si aceasta etapa este insotita de un software HR care permite automatizarea procesului de onboarding, care a fost alcatuita tinandu-se cont si de aceasta perioada. Lucrurile sunt mult mai simple atunci cand echipa HR nu introduce manual toate datele necesare si nu rezolva totul prin intermediul telefoanelor si al schimburilor de emailuri.
Orele suplimentare si munca in zi de repaus
Ghid practic de Securitate si Sanatate in Munca
Contributii aferente veniturilor impozabile si neimpozabile in 2024
Care este diferenta dintre pre-onboarding si onboarding?
Procesul de pre-onboarding incepe din momentul acceptarii ofertei de munca de catre candidat si dureaza pana in prima zi de lucru. In toata aceasta perioada, comunicarea si interactiunea cu noii angajati este vitala. Este o perioada de tranzitie, care poate dura de la cateva zile la cateva saptamani.
Procesul de onboarding incepe in ziua in care angajatul isi incepe efectiv munca, intrand in vigoare contractul de munca.
Un proces eficient de pre-onboarding, sustinut de o aplicatie de resurse umane, va activa noii angajati in perioada incerta dintre acceptarea ofertei si prima zi de munca. De asemenea, va reduce cheltuielile operationale, prin automatizarea sarcinilor administrative si logistice.
Cum sustine un software de resurse umane procesul de pre-onboarding
Angajatii vor fi mai motivati atunci cand simt ca aduc o contributie pozitiva companiei cat mai curand posibil. Un candidat care a acceptat o oferta are nevoie de o validare a deciziei luate. Atunci cand intregul proces de pre-onboarding se desfasoara in mod profesionit, sentimentul de nesiguranta ce caraterizeaza perioada in care acestia nu au inceput lucrul in noua companie este mult diminuat.
Pre-onboardingul ajuta la o initiere mai rapida a noilor angajati, raspunzand la intrebarile lor si avand grija de sarcinile administrative inainte de a ajunge in prima zi la birou.
Iata si o serie de avantaje ale procesului de pre-onboarding sustinut de o aplicatie de resurse umane.
1. Nu mai plimbam hartii, schimbam mai putine emailuri
Inainte de automatizarea pre-onboarding, angajatul avea doua variante pentru a transmite documentele necesare:
• fie le depunea in format printat, lucru ce presupunea drumuri in plus pentru acesta,
• fie le transmitea prin email, responsabilul HR trebuia sa gestioneze, sa valideze si sa printeze aceste documente
In aceste variante, exista riscul ca o serie de documente importante sa fie trecute cu vederea, lucru ce ducea la intarzierea intregului proces.
Utilizarea unui soft de resurse umane care permite automatizarea procesului de onboarding, asa cum este Sincron HR Software simplifica aceasta munca repetitiva. Viitorii angajati pot accesa modulul Employee Portal si incarca documente in aplicatie, pe baza adresei de email si a unei parole. Departamentul HR nu va mai avea nevoie sa ii transmita un email pentru fiecare cerinta.
Documentele sunt salvate direct in platforma, HR-ul intervenind doar pentru validarea lor.
Beneficiile pentru candidat si departamentul HR sunt numeroase:
• Economie de timp in colectarea documentelor necesare contractului de munca,
• Optimizarea procesului de gestiune a documentelor de angajare,
• Notificarea in timp util a actorilor implicati in proces,
• Tracking pe activitati,
• Crearea unei experiente pozitive viitorului angajat, care are o prima interactiune cu cultura organizationala
Iata o serie de activitati din planurile de pre-onboarding ce pot fi realizate cu ajutorul platformei Sincron:
• Incarcarea documentelor,
• Completarea diverselor fisiere PDF si incarcarea acestora, odata ce au fost completate,
• Completarea formularului de acord pentru regulamente interne,
• Teste de cunostinte,
• Feedback cu privire la proces sau alte aspect,
• Traininguri
Angajatii pot vizualiza in platforma lista activitatilor lor de onboarding ordonate cronologic, pentru o mai mare claritate a proceselor viitoare. In faza de pre-onboarding, vor vedea doar taskurile de indeplinit inainte de data de start a contractului. Cand contractul incepe, lista de taskuri se auto-populeaza cu restul activitatilor atribuite rolului.
2. Alocarea de task-uri pentru grupuri mari, in functie de categorie: companie, rol sau grup, sau toate 3
Atunci cand o companie angajeaza mai multe persoane in acelasi timp, ele pot avea aceleasi task-uri de indeplinit inainte de inceperea contractului.
In acest mod se eficientizeaza timpul de lucru, mai ales in companiile mari cu multi angajati sau care fac volume hiring.
3. Alocarea unui responsabil pentru fiecare etapa, ce va marca activitatea ca fiind finalizata
In functie de rol, candidatului si noului angajat li se va aloca un responsabil de task (buddy), care va avea si sarcina de a valida activitatile acestuia. Acest rol este foarte important atat in perioada de pre-onboarding, cat si in cea de onboarding, pentru ca ofera orientare, informatii si confort emotional.
Angajatul este in acest fel familiarizat cu cultura organizationala si pregatit in mod structurat pentru a deveni productiv.
4. Departamentul HR are o privire de ansamblu asupra intregului proces
Aplicatia de onboarding are un modul dedicat, in care responsabilii pot urmari parcursul si statusul fiecarui plan. Riscul ca o serie de pasi sa fie uitati este eliminat, la fel si riscul de a nu respecta prevederile legale, omitandu-se unele dintre documentele obligatorii la angajare.
5. Brandul de angajator devine mai puternic
Aplicatia va sustine crearea unei experiente line si confortabile pentru angajat, inca din etapa premergatoare inceperii contractului de munca.
Acesta se familiarizeaza mai usor cu brandul si cu cultura organizationala. De asemenea, implicarea echipei in procesul de pre-onboarding a angajatului nou are beneficii substantiale de ambele parti.
Beneficii importante avem si pe partea de comunicare, angajatul avand posibilitatea sa isi cunoasca rapid noii colegi.
Automatizarea procesului de pre-onboarding vine, asadar, cu beneficii multiple atat pentru noii angajati, cat si departamentul HR. Asadar, atunci cand achizitionezi un soft HR, este important sa te interesezi si de facilitatile pe care acesta le ofera pentru procesul de pre-onboarding al angajatilor.
