Iata un caz practic in acest sens, intalnit in PortalCodulMuncii:
"Am cateva nelamuriri cu privire la Organigrama si staful de functii. Trebui sa ne realizam organigrama oficiala care sa contina si posturille vacante. Aceasta trebuie modificata mereu in functie de posturile deschise? Este nevoie de un document oficial? De fiecare data cand deschidem un rol nou, este nevoie de un document/ decizie care sa ateste acest lucru cu detalii sau doar sa ateste deschiderea unui nou post? Daca nu am avut pana acum, organigrama si nici un act oficial pentru deschiderea rolurilor trebuie sa facem retroactiv hotararea/decizia prin care au fost aprobate sau nu mai este cazul? Daca este cazul, imi este de ajutor un model de decizie."
Raspunsul specialistului:
In Codul muncii, exista o prevedere generala, la art. 40 alin. (1), in care se mentioneaza, ca drept al angajatorului, ”sa stabileasca organizarea si functionarea unitatii” si, in acest context, documentele mentionate mai sus constituie instrumente prin care angajatorul stabileste organizarea si functionarea societatii.
Trebuie sa va actualizati Regulamentul Intern!
Au aparut prevederi noi obligatorii referitoare la:
- concediul paternal
- distribuirea bacsisului catre salariati
- programul flexibil de lucru, detalii AICI >>>
Dar chiar daca nu este reglementata expres, organigrama este un instrument de management care are rolul de a prezenta structura organizatorica a unei firme, respectiv organizarea diverse structuri organizationale, ca de ex. departamente, direcÈ?ii, servicii, secÈ?ii, ateliere (sau alte tipuri de structuri specifice activitatii).
Consilier Ghid complet de Salarizare ReviSal si Contributii sociale
Portal Codul Muncii
Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii
Alte instrumente de management care au legatura cu organigrama sunt:
- regulamentul de organizare si functionare (ROF): document intern al angajatorului, prin care acesta stabileste organizarea si functionarea societatii si cuprinde dispozitii referitoare la structura unitatii, atributiile compartimentelor, relaliile functionale dintre acestea, dar si cu privire la relatiile cu structurile ierarhice superioare din cadrul unitatii, dar si modalitatile si limitele relalionarii cu mediul extern din afara companiei. Odata elaborat, ROF este foarte util si in realizarea fiselor de post pentru fiecare functie in parte, deoarece el deja contine atributiile fiecarul compartiment organizatoric in parte. Acest regulament se aproba prin hotarare/decizie a conducerii societatii. Organigrama este o reprezentare grafica a organizarii companiei si poate fi anexa la Regulamentul de organizare si functionare sau poate fi un document distinct fara a fi anexata acestui ROF.
- statul de functii: reprezinta un document ce contine numarul total de posturi din cadrul societatii si repartizarea functiilor/posturilor (ocupate si vacante) in fiecare compartiment care se regaseste in structura organizatorica (organigrama) a companiei. Acest regulament se aproba prin hotarare/decizie a conducerii societatii; statul de functii poate fi, de asemenea, anexa la ROF.
Ce alte mentiuni trebuie sa contina Regulamentul intern?
Ce verifica inspectorii veniti in control?
Va prezentam aceste mentiuni obligatorii pe stick-ul „Regulamentul intern in avantajul dvs.”, impreuna cu alte informatii extrem de utile privind modul cum trebuie adus la zi acest document, detalii aici >>>
In opinia noastra, organigrama (reprezentarea grafica a structurii organizatorice a societatii) nu trebuie sa contina numarul de posturi din fiecare compartiment organizatoric si astfel, aceasta nu trebuie modificata decat atunci cand se schimba denumirea departamenetlor/compartimentelor sau cand se infiinteaza unele noi sau se desfinteaza compartimente existente, ca urmare a reorganizarii activitatii.
Insa statul de functii trebuie sa reflecte fidel, in timp real, infiintarea/desfiintarea de posturi. Astfel, în opinia noastra, de fiecare data cand infiintati sau desfiintati locuri de munca (posturi) trebuie actualizat statul de functii si aprobata forma actualizata prin hotarare/decizie a managementului.
In ceea ce priveste deschiderea unui rol nou, daca prin aceasta se intelege infiintarea unui nou loc de munca, nu exista o reglementare expresa in acest sens (doar pentru desfiintarea posturilor Codul muncii prevede necesitatea justificarii), insa, in opinia noastra ar trebui sa existe o justificare a necesitatii infiintarii de locuri de munca noi, dar nivelul de detaliere apartine fiecarui angajator. De regula, necesitatea infiintarii de locuri de munca se justifica prin cresterea activitatii, determinata de diversi factori.
Daca pana in prezent nu a existat organigrama, in opinia noastra, nu trebuie facuta retroactiv, ci managementul societatii poate lua acum hotararea de a se intocmi acest document.
Astfel, printr-o singura hotarare/decizie se pot aproba Regulamentul de organizare si functionare, organigrama si statul de functii, urmand ca de acum inainte acestea sa fie actualizate, dupa caz, de fiecare data cand apar modificari. Decizia poate fi foarte simpla, continand articole prin care se aproba aceste documente.
Un raspuns oferit in ianuarie 2023, de catre specialistii de la PortalCodulMuncii >>>
