Va reamintim ca reglementari privind arhivarea documentelor se regasesc in Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale, republicata si Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (emis in baza legii arhivelor nr. 16/1996 https://arhivelenationale.ro/site/download/acte_normative/Instructiuni-pentru-creatorii-de-arhiva.pdf ).
De asemenea, prin Legea nr. 135/2007 republicata este reglementata arhivarea documentelor in forma electronica.
In arhiva angajatorul pastreaza documentele (in original) de resurse umane/salarizare etc, create de-a lungul timpului, documente in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile salariatilor.
Iata un studiu de caz util, prezentat de expertii de la PortalCodulMuncii:
"Dorim sa stim care sunt legile si bunele practici in baza carora se face arhivarea si distrugerea documentelor care au legatura cu sau fac parte din procesele de recrutare, angajare, dosarul de personal si din calculul salariilor, Daca exista articole de lege cu indicatii specifice despre modul si perioada de timp in care tre-buie as se arhiveze aceste documente si cum se pot distruge astfel incat sa raspundem cerinte-lor legale atat pe partea de contabilitate, legislatia Muncii dar si celor legate de GDPR."
In Legea nr. 16/1996 si in Instructiunile aprobate prin Ordinul de zi nr. 217/1996 sunt prevazute obligatiile detinatorilor de documente (art. 7 – 9 si 11 din lege si Capitolul II din Instructiuni), modul in care trebuie organizata arhiva pe dosare si pastrarea documentelor, conditii de depozitare a arhivei, (art. 12 din lege si Capitolul II din Instructiuni), necesitatea de a avea personal specializat (art. 31 – 32 din lege).
IMPORTANT!
Manual de prim ajutor si interventie in situatii de urgenta Concedierea perfect legala 250 Modele Fise de Post
Iti oferim un Kit de documente obligatorii in Legislatia Muncii si Salarizare!
Contine peste 150 de modele de documente, acte si formulare, inclusiv cele mai recente aparitii!
Sunt sigure 100%!
Sunt in format editabil si permit personalizarea imediata si printarea
Va simplifica, securizeaza si eficientizeaza munca, detalii AICI >>>
Referitor la perioada de pastrare a documentelor, in Anexa 6 la Legea nr. 16/1996 este prevazuta o Lista a termenelor dupa care pot fi date in cercetare documentele privind interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor. In aceasta lista, se mentioneaza pentru dosarele de personal un termen de 75 de ani de la crearea dosarului (ca sa poata fi emise adeverinte sau copii ale documentelor la solicitarile angajatilor sau ale fostilor angajati).
In dosarul de personal, conform art. 7 alin. (2) din HG nr. 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor, se regasesc cel putin urmatoarele documente:
- actele necesare angajarii,
- contractul individual de munca,
- actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca,
- acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in REGES.
Referitor la salarii, in Legea contabilitatii nr. 82/1991, la art. 25 alin. (1) se prevede ca ”Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii”.
Avand in vedere ca este un domeniu specializat, pentru arhivarea corecta a documentelor, apreciem ca fie trebuie sa aveti angajat personal specializat, fie puteti apela la servicii de arhivare prestate de o societate autorizata in acest domeniu.
Un raspuns oferit in martie 2025, de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.
