Ce functii se pot externaliza? Ce functii trebuie sa exista local, in cadrul unei companii? Specialistii explica

Iata un studiu relevant, prezentat de catre expertii de la PortalCodulMuncii:

"Am nevoie de o opinie in urmatoarea problema: exista reglementari legislative in Romania care impun obligatia angajatorilor de a avea anumite functii in cadrul societatii? Sau foarte multe din ele pot fi externalizate? Ma gandesc la contextul multinationalelor in care se centralizeaza foarte multe functii de suport: HR, Legal, Financiar. Poate o entitate din Romania parte a unui grup, sa opuna motive de ordin legal exercitarii acestor functii de persoane din cadrul altor entitati din acelasi grup? Daca da, pentru care?"

Raspunsul specialistilor: 

In functie de specificul activitatii si de dimensiunea companiei, legislatia impune existenta unor anumite functii in cadrul entitatii din Romania:

1. Resurse Umane (HR)

Legea impune evidenta relatiilor de munca si respectarea Codului muncii.

Functiile HR pot fi externalizate catre furnizori specializati (ex. payroll, administrare personal), dar angajatorul ramane responsabil pentru respectarea legislatiei muncii.

2. Protectia Muncii (SSM si SU)

Conform Legii 319/2006 (Legea securitatii si sanatatii in munca), angajatorul este obligat sa desemneze un responsabil intern sau sa externalizeze serviciile de SSM si SU.

3.Contabilitate si Financiar

Conform Legii contabilitatii nr. 82/1991, orice firma trebuie sa aiba un contabil sau sa externalizeze contabilitatea catre un expert contabil autorizat.

In cazul firmelor mari (ex. listate la bursa), este obligatorie si existenta unui auditor financiar.

4. Conformitate si Protectia Datelor (DPO - Responsabil cu protectia datelor)

Regulamentul GDPR (UE 2016/679) impune desemnarea unui DPO in anumite conditii (ex. prelucrarea pe scara larga a datelor personale).
Poate fi un angajat sau un furnizor extern.

5. Reprezentare legala

Orice companie trebuie sa aiba cel putin un administrator, conform Legii societatilor nr. 31/1990.
Serviciile juridice pot fi externalizate, dar exista anumite activitati ce trebuie realizate intern (ex. semnatura pe documente oficiale, reprezentare juridica).

Daca o entitate din Romania face parte dintr-un grup international, ea poate externaliza majoritatea functiilor catre alte entitati din grup. Exista anumite activitati unde este necesara implicarea directa a unei persoane fizice sau juridice din Romania:

- Reprezentantul legal (administrator/manager general) – trebuie sa fie desemnat la nivel local.
- Responsabil SSM/SU – fie intern, fie furnizor local, dar trebuie sa aiba cunostinte despre legislatia romaneasca.
- Contabilitate si audit – trebuie efectuate de persoane autorizate in Romania.
- DPO – poate fi desemnat din cadrul grupului, dar trebuie sa cunoasca legislatia romaneasca si sa fie accesibil autoritatilor.

Daca o entitate romaneasca ar dori sa se opuna externalizarii unor functii catre alte entitati din grup, motivele principale ar fi obligatiile legale locale si raspunderea juridica directa. De exemplu, IT, marketing sau suport tehnic pot fi externalizate fara probleme, dar aspectele juridice, fiscale si de conformitate trebuie sa respecte legislatia locala (romaneasca).

Baza legala relevanta pentru principalele functii din cadrul unei societati din Romania si posibilitatea de externalizare:

1. Resurse Umane (HR) si Administrare Personal

Baza legala:
- Codul muncii (legea nr. 53/2003) – stabileste obligatiile angajatorului privind gestionarea relatiilor de munca.
- HG nr. 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor (Revisal) – impune obligatia inregistrarii contractelor de munca de catre angajator.
Externalizare:
- Serviciile de salarizare si administrare personal pot fi externalizate, dar angajatorul ramane responsabil pentru conformitatea cu legislatia muncii.

2. Protectia Muncii si Situatii de Urgenta (SSM & SU)

Baza legala:
- Legea securitatii si sanatatii in munca nr. 319/2006 – obliga angajatorul sa desemneze un responsabil SSM sau sa externalizeze serviciile.
- HG nr. 1425/2006 – stabileste normele de aplicare ale Legii 319/2006.
- Legea nr. 307/2006 privind apararea impotriva incendiilor – impune obligatia implementarii masurilor de SU.
Externalizare:
- Poate fi externalizat catre furnizori autorizati, dar angajatorul ramane raspunzator.

 

Fiti la curent cu NOILE modificari aduse COR-ului! Cititi cu atentie COR "Arborele genealogic" COMPLET pentru identificarea codurilor de ocupatii din Romania

Sfatul nostru este sa evitati amenzi usturatoare si sa folositi cat mai rapid Noul COR - De aceea va oferim lucrarea Noua clasificare a Ocupatiilor din Romania, detalii AICI >>>

3. Contabilitate si Servicii Financiare

Baza legala:
- Legea contabilitatii nr. 82/1991 – prevede obligatia firmelor de a tine evidenta contabila, fie intern, fie printr-un expert contabil.
- OMFP nr. 2634/2015 – reglementeaza documentele financiar-contabile.
- Legea nr. 162/2017 privind auditul statutar – impune obligativitatea auditului extern pentru anumite entitati (ex. firme listate, mari contribuabili).
Externalizare:
- Contabilitatea poate fi externalizata, dar doar catre firme sau persoane autorizate CECCAR.

4. Reprezentare Legala si Servicii Juridice

 Baza legala:
- Legea societatilor nr. 31/1990 – obliga orice firma sa aiba cel putin un administrator desemnat.
- Legea nr. 51/1995 privind organizarea si exercitarea profesiei de avocat – serviciile juridice pot fi externalizate doar catre avocati autorizati.
Externalizare:
- Serviciile juridice pot fi externalizate, dar administratorul companiei trebuie sa fie local si sa semneze documentele oficiale.

5. Protectia Datelor (DPO - Responsabil cu Protectia Datelor)

Baza legala:
- Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) – impune desemnarea unui DPO in anumite conditii (ex. prelucrare pe scara larga a datelor).
- Legea nr. 190/2018 – reglementeaza aplicarea GDPR in Romania.
Externalizare:
- Poate fi desemnat un DPO intern sau extern, dar acesta trebuie sa fie accesibil autoritatilor din Romania.

Ce functii se pot externaliza? Ce functii trebuie sa exista local?

Concluzie

1. Functiile care trebuie sa existe local:
- Administratorul societatii (Legea 31/1990).
- Contabilitate (Legea 82/1991, doar prin CECCAR).
- Responsabil SSM (Legea 319/2006, poate fi extern, dar trebuie sa fie desemnat).
- Servicii juridice (pot fi externalizate, dar un reprezentant local trebuie sa semneze actele oficiale).

2. Functiile care pot fi centralizate sau externalizate in grup:

- HR (in mare parte, dar trebuie sa existe o persoana locala pentru evidentele de munca).
- IT, marketing, suport administrativ.
- DPO (daca indeplineste cerintele GDPR).

Un raspuns oferit de catre expertii de la PortalCodulMuncii, in martie 2025. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.