GHIDUL MANAGERULUI PENTRU COMUNICAREA EFICIENTA

- Plan de actiune -

Aveti in vedere urmatoarele aspecte:
•    Ce aveti de comunicat?
•    Cu cine comunicati?
•    Unde are loc comunicarea?
•    De ce este necesara comunicarea?
•    Cand trebuie sa aiba loc?
•    Cum (prin ce mijloace) poate fi transmis mesajul?
Verificati daca exista in firma un mecanism eficient prin care se raspunde in timp util intrebarilor venite de la angajati.
Ascultati cu interes parerile angajatilor
De multe ori, inainte ca angajatul sa inceapa sa vorbeasca, managerii care nu stiu sa asculte au decis deja ca subiectul e neinteresant. In felul acesta gasesc o scuza pentru a-si  indrepta gandurile spre alte activitati.
De vreme ce ati acceptat o intalnire cu un subaltern, incercati sa obtineti cat mai mult din acea intrevedere. Ascultati asadar mesajul angajatului. Nu uitati! O calitate importanta a oricarui manager este sa priceapa limbajul angajatilor sai si sa-l foloseasca in discutiile cu ei.
Concentrati-va asupra a ceea ce spune angajatul
Un manager care nu stie sa asculte isi indreapta toata atentia asupra unor detalii minore (imbracamintea, ticurile verbale, dificultatea de a-si gasi cuvintele etc.) ale angajatului. Un manager care stie sa asculte va incerca sa se concentreze asupra a ceea ce se spune si nu asupra felului in care se spune.
Ramaneti calm
Lasati angajatul sa-si exprime pana la capat punctul de vedere. Nu il intrerupeti pentru a grabi concluzia discutiei. Oferiti-i macar satisfactia de a termina ceea ce dorea sa comunice. Abia apoi va puteti dezvolta propriile dvs. idei. Nu trebuie insa sa o faceti de pe pozitii de forta (cu ton amenintator). Daca strigati, acest lucru va trada faptul ca vorbele dvs. nu sunt de ajuns si, de aceea, cautati pur si simplu sa acoperiti glasul (argumentele) celorlalti. Un ton al vocii calm, dar ferm, este mai util, in orice imprejurare.

<Prindeti> ideea principala
Nu va grabiti sa luati notite in timp ce ascultati un angajat; multe din spusele sale nu au o legatura directa cu ceea ce doreste el sa comunice. De multe ori, scopul adevarat al discutiei se releva abia la final.
<Ascultati> limbajul trupului
Un manager care stie sa asculte va observa cu atentie semnalele nonverbale transmise de cel care-i vorbeste (tonul vocii, gesturi, expresia fetei), toate putandu-i oferi o intelegere mai buna a mesajului care este comunicat.
Evitati distragerile
E preferabil ca o discutie cu un angajat sa nu fie intrerupta de vizite, telefoane sau de alte evenimente care sa va distraga atentia. Alegeti ca loc al discutiei un spatiu linistit, in care intreruperile sa fie minime.
Antrenati-va <auzul> cu subiecte dificile
Atunci cand se poarta conversatii pe teme foarte tehnice, multi manageri nu asculta ceea ce se discuta pentru ca au dificultati in a intelege respectivul mesaj. Pe de alta parte, un ascultator bun incearca sa gaseasca subiecte dificile pe care sa le audieze, pentru a-si exersa capacitatea de ascultare.
Nu va lasati gandurile sa zboare
Oamenilor nu le este tocmai usor sa asculte. Ceea ce este de inteles, avand in vedere ca, in mod normal, un om vorbeste cu o viteza de aproximativ 125 de cuvinte pe minut, in timp ce gandeste cu aproximativ 400 pana la 500 de cuvinte pe minut. Exista tendinta de a folosi aceasta diferenta pentru a ne gandi si la alte lucruri decat la ceea ce ascultam in acel moment. Adesea gandurile se indeparteaza insa cu totul de subiectul dezbatut. Un ascultator bun stie sa ramana atent la ceea ce se discuta, incercand sa rezume mental si sa traga concluziile acelei discutii.

Cum trebuie sa i te adresezi subordonatului pentru ca el sa-ti ofere tot ce are mai bun din punct de vedere profesional
    
    In relatiile cu angajatii, managerii obisnuiesc sa adopte una din urmatoarele atitudini:
    <Subordonatii mei sunt slab calificati si trebuie condusi spunandu-le pas-cu-pas ce sa faca.> - atitudinea corespunzatoare stilului autoritar de conducere;
   <Subordonatii mei sunt inalt calificati si trebuie sa-i las sa lucreze fara a-i controla timpul.> - atitudinea corespunzatoare stilului democratic de conducere.
    Daca sunt corect aplicate, fiecare din aceste stiluri de conducere poate fi la fel de eficient: in general, angajatii slab calificati se asteapta sa fie condusi autoritar, nefiindu-le de nici un folos sa fie condusi democratic si – invers –cei inalt calificati se asteapta sa fie condusi democratic si ar fi o greseala ca un manager sa-i conduca autoritar.
    Asadar, atentie! Evitati capcana proclamarii democratiei ca singura optiune viabila in activitatea de conducere. Riscati sa deveniti total neperformant!
    Insa, pentru a fi siguri ca aplicati stilul de conducere potrivit, cautati sa cunoasteti cat mai bine subordonatii, astfel incat, prin atitudinea dvs., sa valorificatila maximum potentialul resurselor propriei organizatii.
    Creativitatea si randamentul sporit al subalternilor dvs. trebuie rasplatite printr-un stil democratic de conducere: adresati-va acestora apeland la ratiune, inteligenta si experienta, fiind insa constienti ca este total ineficient sa le cereti sa se incadreze in norme prescrise de dvs. sau sa lucreze sub o disciplina stricta.
    Pentru ca activitatea din firma dvs. sa beneficieze din plin de aptitudinile angajatilor inalt creativi, este bine sa stiti ce anume isi doresc acestia:
-    un climat de lucru destins;
-    accesul la informatii profesionale de ultima ora;
-    accesul la tehnologie de varf;
-    un program de lucru flexibil;
-    un control al muncii discret si neobstructiv;
-    recompensarea ideilor valoroase.

    In general, subordonatii apreciaza un manager care, in timpul comunicarii organizationale, isi schimba, in functie de context, paleta stilului de a aborda problemele:
-    stie sa fie parinte, fiind dispus sa-si asculte subordonatul atunci cand acesta are probleme personale si apeleaza la sfatul sau chiar la ajutorul sefului sau;
-    stie sa fie adult, in cazul in care subordonatul ii prezinta rational si inteligent solutiile unei probleme iar el <nu face pe seful>, ci ii raspunde tot ca o persoana rationala si inteligenta, de pe acelasi palier cu subordonatul;
-    stie sa fie copil, in cazurile in care participa emotional la bucuriile sau la deznadejdile subordonatului sau.
  
 Daca managerul adopta, la momentul oportun, aceste tipuri de comportamnet in timpul comunicarii cu angajatii, performantele prosionale ale acestora nu se vor lasa asteptate.