Raspunsul specialistilor Rentrop & Straton:
In opinia noastra, obligativitatea infiintarii Registrului de intrari-iesiri rezulta din prevederile Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale, republicata si a Instructiunilor privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
Astfel, in aceste Instructiuni emise de Arhivele Nationale se prevad urmatoarele:
Art. 8. - Creatorii de documente sunt obligati sa inregistreze toate documentele intrate, iesite ori intocmite pentru uz intern.
Art. 9. - Inregistrarea documentelor se face la registratura generala, fie intr-un singur registru de intrare-iesire, fie, concomitent, in mai multe, fara ca numerele de inregistrare date documentelor sa se repete.
Cand creatorul de documente primeste, emite si intocmeste pentru uz intern un numar mare de documente, inregistrarea acestora se poate face si la fiecare compartiment de munca. In aceasta situatie, la registratura generala se inscrie numarul de inregistrare atribuit de expeditor si denumirea compartimentului la care se repartizeaza spre inregistrare si rezolvare.
Contributii aferente veniturilor impozabile si neimpozabile in 2024
Medicina muncii un aliat al angajatorului
Contractul de Munca 160 de formulare EDITABILE obligatorii prin lege
ATENTIE!
Inregistrarea documentelor se efectueaza cronologic, in ordinea primirii lor. Inregistrarea documentelor incepe de la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie ale fiecarui an.
La inregistrarea documentelor se vor preciza urmatoarele clemente: numarul de inregistrare, data inregistrarii, numarul si data documentului date de emitent, numarul filelor documentului, numarul anexelor, emitentul, continutul documentului in rezumat, compartimentul caruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvarii, destinatarul, numarul de inregistrare al documentului la care se conexeaza si indicativul dosarului dupa nomenclator, care se va stabili si completa in registru dupa rezolvarea documentului.
Documentele care se refera la aceeasi problema se conexeaza la primul document inregistrat; in dreptul fiecarui document conexat se trece, in rubrica corespunzatoare, numarul de inregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu si cele intocmite pentru uz intern se inregistreaza ca si documentele intrate, completandu-se coloanele adecvate.
In cazul documentelor expediate ca raspuns, acestea vor primi numarul de inregistrare al documentului la care se raspunde”.
Din aceste prevederi, rezulta ca fiecare creator de documente poate decide, in functie de volumul de documente, daca infiinteaza un singur registru sau mai multe.
Nu am identificat o obligatie specifica de infiintare a unui registru pentru documentele de resurse umane, insa angajatorul poate lua decizia de a infiinta un asemenea registru in perspectiva realizarii unui management mai strict al acestor documente.
Sursa: PortalCodulMuncii
