"Daca se doresc urmatoarele modificari: - renuntarea la documentele de HR pe suport de hartie (contract individual de munca, acte aditionale, decizii, adeverinte, centralizator informare Regulament intern, etc.) si emiterea/utilizarea lor pe suport electronic -renuntarea la semnatura olografa si utilizarea semnaturii olografe electronice, pentru semnarea documentelor de HR, in format electronic - semnarea documentelor de HR folosind ca suport un telefon sau o tableta, existand posibilitatea utilizarii unui dispozitiv adiacent de forma unui pix In ce masura este recunoscuta aceasta semnatura olografa electronica, in raport cu institutiile statului, banci, etc.? "
Raspunsul specialistilor:
Nu suntem in masura a ne exprima asupra caracteristicilor tehnice ale modalitatii de semnare electronica mentionate de dumneavoastra. Asupra acestui aspect trebuie sa va consultati cu furnizorul de asemenea solutii tehnice de la care trebuie sa obtineti asigurari ca respectiva semnatura este fie semnatura electronica avansata fie semnatura electronica calificata.
Daca solutia tehnica mentionata de dumneavoastra nu reprezinta una dintre cele doua tipuri de semnaturi expres prevazute de Codul muncii, apreciem ca documentele astfel semnate nu indeplinesc conditiile legale.
In acest sens precizam ca la art. 16 alin. (1^6) din Codul muncii se prevede ca ”organele de control competente au obligatia de a accepta, pentru verificare si control, contractele individuale de munca si actele aditionale, precum si inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca incheiate in format electronic, cu semnatura electronica, potrivit legii, fara a le solicita si in format letric. La solicitarea acestora, documentele incheiate cu semnatura electronica pot fi transmise in format electronic si anterior efectuarii controlului”.
Din aceasta prevedere rezulta ca sunt luate in considerare de autoritati doar acele documente de resurse umane (contracte, acte aditionale, adeverinte, documente SSM, orice alte documente aferente relatiilor de munca) semnate cu cele doua tipuri de semnaturi prevazute de lege, respectiv semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.
In raport cu alte entitati, cum ar fi bancile, trebuie sa va interesati la fiecare asemenea entitate daca are reglementari interne prin care accepta documente semnate in modul descris de dumneavoastra.
Codul Muncii republicat si actualizat la zi
Legis Plus Legislatia Muncii
Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii
Astfel, in opinia noastra, pentru a fi valabile, toate tipurile de inscrisuri/documente electronice din domeniul relatiilor de munca trebuie sa fie semnate exclusiv prin utilizarea semnaturii electronice avansate sau a semnaturii electronice calificate, nu a altor tipuri de semnaturi.
Un raspuns oferit in februarie 2023, de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click AICI pentru mai multe sfaturi si opinii ale specialistilor in legislatia muncii si resurse umane.
